Veja como usar documentos digitais na sua empresa com segurança

A internet trouxe uma nova possibilidade para as empresas. Além de poder usar várias ferramentas e automatizar parte das tarefas, elas podem utilizar o meio digital para armazenar os documentos. Isso não apenas é ideal para evitar o acúmulo de papéis, como se tornou uma realidade. A maioria das informações trocadas atualmente são on-line, e por esse motivo é necessário tomar cuidado.

Ainda que existam muitas vantagens de usar documentos digitais, é preciso ter atenção para garantir que eles estejam protegidos. Até porque, parte considerável do que é trocado entre companhias e entre as empresas e órgãos públicos são dados confidenciais.

Ter e compartilhar as políticas internas da organização

Independentemente do tamanho da organização, é importante que ela tenha uma política que trata da segurança dos dados e que esteja acessível a todos. Uma das regras que pode ser criada, por exemplo, é solicitar que os colaboradores só enviem e-mails que tenham dados sensíveis com proteção.

No Gmail, existe o modo confidencial, que permite especificar durante quanto tempo a mensagem será lida e se não deverá ser encaminhada a outras pessoas. O Outlook e outros e-mails também possuem recursos similares.

Essa e outras regras devem fazer parte da cultura da empresa para evitar riscos. Afinal, se todos lidam com informações todos devem estar cientes da responsabilidade que possuem para protegê-las.

Limitar o acesso a arquivos

Não é porque um documento é referente à empresa que todos precisam ter acesso a ele. Segundo os especialistas e boas normas de cibersegurança, o correto é usar do mínimo privilégio possível. Ou seja, as pessoas só devem ter acesso aos arquivos de que precisam de verdade. Isso diminui os riscos de que informações importantes caiam nas mãos erradas, ou que algo saia do controle.

Uma forma de garantir o correto destino a cada documento é ter pastas específicas por equipe. Além do mais, os arquivos podem ser salvos com regras, como os de formato em PDF que podem ter senha para serem acessados. Assim, uma camada de segurança é adicionada para evitar problemas com o vazamento de dados.

Usar PDF

Aliás, quando o assunto é formato do arquivo, o ideal é que ele não seja enviado “aberto”, ou seja, como editável. Além de ter um maior risco de que seja alterado, algumas instituições, como órgãos públicos, não aceitam essa versão, exatamente por ser menos segura.

O formato mais usual é o PDF. Para converter basta clicar com o botão direito em cima do arquivo na pasta e depois em converter para PDF, ou usar um conversor on-line. O inverso também é possível, ou seja, converter PDF em Word, então, caso seja necessário modificar algo depois, não será necessário começar tudo de novo.

Programar backups automáticos

Um medo bastante comum das empresas é que os arquivos sejam perdidos na própria rede, ou nas máquinas dos colaboradores. De fato, isso é possível, tanto se alguém invadir o sistema quanto se alguém, por engano, excluir.
Para evitar essas situações, vale a pena programar backups automáticos.

Dessa forma, de maneira frequente, serão feitas cópias dos documentos, que poderão ser acessadas em casos de emergência. Um ponto de atenção é que os backups devem ser programados para ocorrer em outros dispositivos. Ou seja, salvar arquivos da rede em uma máquina específica ou em um sistema da nuvem. Caso contrário, se o backup for para o mesmo lugar que já é usado, poderá não ser suficiente, se esse ambiente estiver com problemas.

Contar com um sistema de gestão de arquivos

É interessante ainda que as empresas tenham um software que faça a gestão de arquivos, padronizando as informações e organizando o que for necessário para garantir a segurança documental. Na prática, esse tipo de recurso faz o mesmo que a gestão de arquivos físicos, que é permitir o rastreio e o controle dos documentos.

A internet trouxe muitas possibilidades e desafios para as empresas. Enquanto atualmente é mais fácil armazenar e compartilhar documentos, também é necessário tomar ainda mais cuidado para evitar que os dados caiam nas mãos erradas. A boa notícia é que, como se viu, existem várias ferramentas que ajudam a garantir mais segurança aos arquivos digitais.